دستورالعمل تنخواه و فرم های تنخواه

به منظور شفافیت و نظم بخشیدن به نحوه عملکرد و اعمال نظارت مالی به تنخواه گردان ها و همچنین تسهیل در پرداخت هزینه ها ،دستورالعمل تنخواه تنظیم میگردد و از تاریخ ابلاغ در شرکتها لازم الاجرا می باشد.
امور مالی موظف است تنخواه مورد نیاز تنخواه داران را برای انجام هزینه به تنخواه داران و با رعایت مقررات طبق دستورالعمل پرداخت نماید.
شما در این دستورالعمل با تعریف تنخواه دار و وظایف ایشان و مراحل دریافت و پرداخت کاملا آشنا میشوید .
در دستورالعمل تنخواه ، سقف اعتبار تنخواه مشخص میشود و طی فرم هایی که ضمیمه دستورالعمل می باشد میتوان این دستورالعمل را اجرایی نمود.
1. هدف
هدف از تدوين اين دستورالعمل مشخص نمودن چگونگي عملیات تنخواه گردانی و دریافت هزینه کردهای پروژه های مختلف، تسریع در پرداخت ها ، استفاده کارآمد از وجوه نقد و ضابطه مند نمودن فعالیت تنخواه به منظور رفع نیازهای جاری و ضروری و جلوگیری از توقف کارها در شرکت می باشد .
2. دامنه كاربرد
دامنه کاربرد این روش تمام کارکنان می باشد که در ارتباط با انجام امور محوله ی شرکت ، هزینه های نقدی پرداخت می کنند و در زمينه امور مالی و تنخواه گردانی کاربرد دارد .
3. تعاریف و مفاهیم
1/3-تنخواه گردان: مبلغ ثابت و از پیش تعیین شده ایست که به صورت نقد یا موجود در بانک (حساب شخص مسئول تنخواه گردان)متناسب با حجم پرداخت های نقدی شرکت جهت انجام خرید یا هزینه های جزئی با تصویب مدیر عامل در اختیار متصدی گذارده میشود تا پس از انجام هزینه های مذکور،اسناد هزینه های تحقق یافته به گروه مالی شرکت جهت ارایه و وجه تنخواه مجددا شارژ گردد .
تذکر 1: به هیچ عنوان نباید در حساب معرفی شده تنخواه دار عملیات شخصی انجام گیرد و تمام دریافت ها و پرداختها باید از یک حساب تعریف شده تنخواه دار انجام گیرد و اگر هزینه ای از حسابهای دیگر پرداخت شود به هیچ عنوان قابلیت پذیرش ندارد.
همچنین نباید وجه نزد تنخواه دار در راستای هزینه ها و امور شخصی استفاده شود در غیر این صورت مشمول جریمه ای معادل سیصد هزار تومانی می شود.
2/3-تنخواه: عبارتست از وجهی که از محل اعتبارات جاری شرکت از طرف مدیر مالی با تایید مدیرعامل یا مقامات مجاز برای برخی از هزینه ها در اختیار کارکنان قرار می گیرد که به موجب این دستورالعمل مجاز به دریافت تنخواه برای پرداخت هزینه های صورت گرفته می باشند.
3/3-تنخواه دار: به کارپرداز یا ماموران خرید مستقر در گروه ها که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند اطلاق می شود .
تنخواه داران با تایید مدیرعامل یا نماینده ی وی در شرکت تعیین می شوند.
موارد پرداخت های تنخواه گردان عبارتند از :
1/4/3- معاونین/مدیران واحدهای شرکت که بنابر تصمیمات مدیریتی شرکت مجاز به دریافت تنخواه هستند.
2/4/3- مامورین خرید گروه های مختلف شرکت
3/4/3- گروه های اجرایی جهت اجرای پروژه
4/4/3- فرد یا هیئت هایی که به منظور طرح های مطالعاتی و تحقیقاتی و نظارت فنی و بازاریابی در نمایشگاه ها یا سایر موارد به خارج از محل خدمت اعزام می گردند و انجام ماموریت آنها مستلزم هزینه هایی که در محل ماموریت می باشد، پرداخت متناسب با هزینه های مذکور خواهد بود.
5/4/3- موارد خاص اضطراری که با الزامات نیروهای انسانی مرتبط بوده و تاخیر بیشتر در پرداخت آنها از جهت پیشبرد سریع امور و افزایش رضایت کارکنان به صلاح نیست.
تذکر 2: کارکنان شرکت جهت موارد خاص و در شرایط اضطراری ، درخواست تنخواه گردانی خود را از طریق سامانه ی ERP ثبت می نمایند و پس از تایید مدیر گروه/پروژه به مدیرعامل ارایه می نمایند.
4. مسئولیت ها
1/4- واحد مالی موظف است نسبت به اعلام دستورالعمل تنخواه و فرم های مربوطه و چگونگی تنظیم خلاصه اسناد به تنخواه گردان اقدام و آموزش های لازم را جهت آشنایی با وظایف تنخواه گردان به تنخواه دار بدهد.
2/4- مدیران ارشد و مدیران گروه ها مسئولیت پیگیری صحت فاکتورها و سپس تایید و یا رد رسیدها را برعهده دارند.
3/4- تنخواه گردان به عنوان تنخواه دار مسئولیت دارد تا هزینه های پرداختی توسط کارکنان را به ایشان پرداخت نماید.
4/4- مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این دستورالعمل بر عهده معاونت منابع انسانی ، اداری ، مالی است.
5. مراحل اجرا
1/5- گروه درخواست کننده براساس نوع کار و به منظور تسهیل در پرداختها می بایست در صورت تشخیص ضرورت و نیاز به تنخواه اعلام نیاز خود را به همراه گزارش توجیهی به مدیرمالی ارایه نماید.
2/5- درخواست در گروه مالی مورد رسیدگی واقع می شود و سقف تنخواه و مبلغ تضمین ( 150%مبلغ تنخواه) و سایر موارد تنخواه محاسبه می گردد و پس از تایید مدیرمالی جهت تصویب نهایی برای مدیرعامل ارسال میگردد.
3/5- در صورت تصویب مدیرعامل مبلغ تنخواه در وجه تنخواه دار پرداخت و یا حساب بانکی به نام تنخواه با امضاهای معرفی شده توسط معاونت/مدیر مربوطه افتتاح میگردد.
4/5- تمامی کارکنان شرکت موظف هستند تا حداکثر 48 ساعت کاری پس از هزینه نمودن در ارتباط با انجام امور محوله ی شرکت، تمام فاکتورها و رسید پرداخت های مربوطه را پس از دریافت امضاء مدیر مربوطه به تنخواه گردان مربوطه تحویل دهند.
تذکر 3: در صورت گذشت بیش از ده روز از تاریخ فاکتور ، تنخواه گردان به هیچ عنوان موظف به پرداخت وجه فاکتور مذکور نمی باشد.
تذکر 4: باید توجه داشت که صورت خلاصه های فوق الذکر فقط هنگام رسیدن به حد واریز و همچنین در پایان ماه تهیه یا تکمیل و ارایه می گردند.
تذکر 5: در صورت پرداخت بدون رسید یا فاکتور فروشنده ، 100درصد مبلغ هزینه ها غیرقابل پذیرش می باشد فقط در صورت تصویب کتبی مدیرعامل قابل پذیرش میباشد.
5/5- تنخواه گردان پس از بررسی مدارک پرداخت ،هزینه متناسب با مدارک ارایه شده را پرداخت می نماید.
6/5- تنخواه گردان “لیست هزینه های انجام شده تنخواه گردان” را در سامانه ی ERP ثبت می نماید و پس از الصاق فاکتور و رسیدهای دریافتی به واحد مالی تحویل می نماید .
7/5- واحد مالی نیز پس از تایید فرم مربوطه،تنخواه را تا سقف مشخص شده مجددا شارژ می نماید.
تذکر 6: در صورت عدم تایید مدارک پرداختی توسط واحد مالی، نظر مدیر عامل در مورد هزینه های انجام شده اخذ و اگر مورد تایید ایشان هم نباشد وجه فوق پرداخت نمی گردد .
تذکر 7: در مواردی که پس از رسیدگی گروه مالی یک یا چند سند هزینه از مجموعه اسناد هزینه انجام شده از تنخواه گردان دارای اشکال و نقص باشد ، گروه مالی پس از جداسازی اسناد ناقص نسبت به شارژ تنخواه گردان معادل اسناد هزینه تایید شده اقدام می نمایند.
تذکر 8: تنخواه از طریق نزدیکترین شعبه بانک در اختیار تنخواه گردان براساس سقف ریالی مشخص قرار می گیرد و یا در مقابل پیش فاکتور در وجه فروشنده چک صادر میگردد و انتقال وجه تنخواه به صورت نقد صرفا در صورت عدم امکان استفاده از بانک خواهد بود که بایستی با رعایت احتیاط لازم از طرف واحد مالی صورت پذیرد.
تذکر 9: درخواست تنخواه جهت شروع توسط مقامات مجاز از واحد امور مالی انجام خواهد شد. مدیرمالی پس از بررسی لازم نسبت به پرداخت وجه دستور صادر خواهد کرد . در صورتی که مدیرمالی نسبت به پرداخت میزان وجه یا شخص دریافت کننده ی وجه نظر خاصی داشته باشد.
موارد را با ذکر دلایل به اطلاع مقام مجاز درخواست کننده خواهد رساند سپس در صورت تایید مجدد پرداخت صورت خواهد گرفت و مراتب را به اطلاع مدیرعامل و مدیران خواهد رسانید .
تذکر 10: مدارک هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان می بایستی به امور مالی تحویل گردد.
امور مالی پس از رسیدگی حداکثر ظرف سه روز کاری نسبت به پرداخت تنخواه معادل اسناد تایید شده اقدام نماید و تنخواه گردان موظف است حداکثر ظرف پنج روز کاری نسبت به اطلاع اسناد ارایه شده اقدام نماید.
تذکر 11: تنخواه گردان موظف است نهایتا پس از اینکه میزان تنخواه نزد وی به 70% کل هزینه رسید و یا در پایان ماه ، نسبت به تکمیل فرم لیست هزینه های انجام شده اقدام و به همراه مدارک مربوطه گزارش اقدامات خود را به واحد امور مالی تحویل تا نسبت به شارژ تنخواه اقدام گردد.
تذکر 12: تنخواه گردان تحت هیچ شرایطی حق قرض، مساعده و یا علی الحساب از محل تنخواه به همکاران را ندارد و هر لحظه مدیریت مالی درخواست تسویه حساب نمود تنخواه گردان موظف است همان روز نسبت به تسویه اقدام نماید.
تذکر 13: خرید هر گونه اثاثیه ، اموال و …. از محل تنخواه گردان شرکت پس از دریافت فرم تکمیل شده “درخواست خرید” در سامانه ی ERP که به تایید مدیر مالی رسیده است تا سقف ده میلیون ریال مجاز بوده و کلیه اقلام مورد نیاز ضمن اعلام نیاز به مدیرعامل یا مدیر مربوطه، پس از تایید خریداری و تحویل خواهد شد.
تذکر 14: فرم “لیست هزینه های انجام شده تنخواه گردان ” در سه نسخه توسط تنخواه گردان تکمیل می شود و پس از امضا و تایید مدیران مربوطه یک نسخه تحویل تنخواه گردان می شود ، یک نسخه به همراه نامه ضمیمه چکهای مربوطه و نسخه دیگر در واحد مالی بایگانی میشود.
وجود مهر و امضاء بر روی فاکتورها و رسیدهای دریافتی الزامی می باشد.
تذکر 15: مسئولین خرید جهت خریدهای بالاتر از 500هزار تومان نیاز به حداقل 3 استعلام ضروری است.
تذکر 16: معاونین / مدیران واحدهای شرکت ، تنخواه تخصیصی خود را از تنخواه گردان دریافت می نمایند.
تذکر 17: سقف مجاز تنخواه در اختیار معاونین/مدیران واحدها،توسط مدیرعامل تعیین می شود که بر طبق این دستورالعمل تا سقف 20،000،0000 ریال تعیین شده است . البته در موارد خاص با نظر مدیرعامل قابل تغییر می باشد.
تذکر 18: شرایط و میزان هزینه کرد تنخواه معاونین /مدیران واحدها در آیین نامه معاملات بیان شده است.
تذکر 19: طبق آیین نامه معاملات فاکتورهای هزینه و خرید بالاتر از مبلغ 22،500،000 ریال باید با مشخصات کامل خریدار و فروشنده صادر گردد (مشخصات شامل : نام – آدرس- کداقتصادی-کدملی یا شناسه ملی-کد پستی- شماره تماس و در صورت محاسبه مالیات ارزش افزوده ،گواهی ارزش افزوده ضمیمه فاکتور یا قرارداد باشد)
دیدگاهتان را بنویسید