آشنایی با روش ثبت دائمی و ادواری در حسابداری موجودی کالا

روش ثبت دائمی بهتر است یا ادواری؟ حسابداری موجودی کالا چیست؟ اصلا چه فرقی بین این دو روش وجود دارد؟ مزایا، معایب، قابلیت‌ها و ویژگی‌های روش ثبت ادواری و دائمی چیست؟ مقایسه سیستم ادواری و دائمی موجودی کالا به شما این امکان را می‌دهد تا بهترین روش را متناسب با نوع فعالیت شرکت انتخاب کنید.

حسابداری موجودی کالا چیست؟

یکی از مباحثی که در حسابداری بسیار اهمیت دارد، بحث انبارداری و حسابداری انبار و نگهداری از کالاها و مواد است  

 موجودی کالاهای فیزیکی باید توسط انبار دار به طور مرتب کنترل  شود  گزارش انبار هم تحت عنوان سیستم حسابداری ادواری و دائمی موجودی کالا و انبار به حسابدار داده می‌شود. حسابدار هم وظیفه دارد تمامی گزارشات را دسته بندی کرده و در لیست سرمایه‌ها و دارایی‌های شرکت ثبت کند.

چه مواد اولیه و چه کالاهای تولید شده، جزو دارایی شرکت محسوب می‌شود بنابراین باید لیستی از تمام اقلام موجود در انبار تهیه شود. ثبت حسابداری موجودی کالا به همین دلیل ایجاد شده است. برای نگهداری موجودی مواد و کالاها و محصولات، باید از روش‌های ثبت کالا در سیستم حسابداری استفاده کرد.

هر کدام از روش‌هایی که در ادامه معرفی می‌شود، مزایا و معایب خاص خود را دارد. روش و مراحل انجام آن هم متفاوت است. به عنوان یک حسابدار در شرکت تولیدی و خدماتی از شما انتظار می‌رود که به روش‌های حسابداری موجودی کالا و مواد مسلط باشید.

تفاوت سیستم حسابداری ادواری و دائمی

اگر بخواهیم به صورت ساده این موضوع را شرح دهیم باید بگوییم که در حسابداری دائمی خرید و فروش کالا در همان زمان در سیستم حسابداری ثبت می شود. اما در روش ادواری موجودی کالاها در پایان دوره مالی ثبت می شود. این تعریف ساده ترین حالت برای تشخیص روش ثبت ادواری و دائمی در حسابداری است.

حسابداری موجودی کالا

همانطور که پیشتر عنوان شد موجودی کالا یکی از مهمترین دارایی های یک مجموعه می باشد. که طی یک سال مالی گردش بالایی خواهد داشت. با توجه به اهمیت تاثیر موجودی کالا در صورت های مالی شرکت، حساسیت بروی محاسبات آن بالا می باشد. جهت انجام حسابداری موجودی کالا از دو روش مرسوم به شرح ذیل استفاده می گردد.

 روش دائمی

روش ادواری

سیستم حسابداری دائمی موجودی کالا

سیستم حسابداری موجودی کالا به روش دائمی مناسب شرکت‌هایی است که سابقه و اعتبار کافی را در بازار دارند. برای شرکت‌هایی که عرضه کالاهای گران‌قیمت و لوکس را برعهده دارند، روش دائمی موثرتر و بهتر است. برای ثبت، طبقه بندی و نگهداری از کالاهایی مانند اثاثیه منزل و لوازم خانگی، اتومبیل، جواهرات و… می‌توان از روش دائمی استفاده کرد.

اگرچه پیاده‌سازی سیستم موجودی کالا دائمی هزینه‌بر و زمان‌بر است اما می‌تواند از سرقت، کسری، گم شدن یا نقص در سند حسابداری جلوگیری کند. برای شرکت‌های بزرگ، گم شدن حتی یک کالای لوکس و گران قیمت هم قابل قبول نیست. بنابراین تمرکز این شرکت‌ها روی پیاده سازی روش‌هایی است که بیشترین دقت و کمترین خطا را داشته باشد

در این روش از حساب‌های خرید و فروش در ثبت اسناد مالی  استفاده نمی‌شود. در زمان خرید محصول، حساب موجودی کالا به  مبلغ فاکتور خرید، بدهکار می‌شود. در زمان فروش هم حساب موجودی کالا به میزان بهای تمام شده کالای فروش رفته یا همان فاکتور فروش بستانکار می شود

سیستم حسابداری ادواری موجودی کالا

پیاده سازی حسابداری ادواری و دائمی موجودی کالا ادواری، ارزان‌تر و آسان‌تر است. به همین دلیل، استفاده از این روش بین شرکت‌های کوچک تا متوسط با درآمد نه چندان بالا، محبوبیت دارد. روش ادواری مناسب شرکت‌هایی است که اقدام به فروش کالاهای ارزان قیمت می‌کنند. برای شرکت‌های کوچک، هزینه نگهداری سوابق خرید و فروش کالا و بررسی چندباره آن در طول سال، بسیار زیاد است. بنابراین این شرکت‌ها تنها در پایان دوره مالی شمارش فیزیکی موجودی کالاها را انجام می‌دهند.

این روش باید حداقل یک بار در سال انجام شود اما می‌توانند در بازه‌های کوتاه مدت مانند پایان هر فصل هم صورت بگیرد. گم شدن محصول یا داشتن کسری در موجودی کالاهای ارزان قیمت، ضرر چندانی به شرکت وارد نمی‌کند. با بررسی دقیق روش ادواری می‌توان از تقلب و ضرر و زیان جلوگیری کرد.

در روش ادواری حسابداری موجودی کالا، حساب خرید در زمان خرید محصول بدهکار می‌شود. همین حساب در زمان فروش کالا، بستانکار در نظر گرفته می‌شود. مغازه‌های کوچک فروشگاه‌های زنجیره‌ای، رستوران‌ها، کافه‌ها و… از این روش استفاده می‌کنند. 

تفاوت سیستم ادواری و دائمی

در حسابداری سیستم ادواری و دائمی اختلاف هایی وجود دارد. که در ادامه به برخی از این موارد اشاره می کنیم.

ثبت فاکتورهای خرید، مرجوع از خرید

در سیستم ادواری هنگام خرید حساب هایی از قبیل خرید و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات تحت تاثیر قرار می گیرند. با این تفاوت که در سیستم دائمی به هیچ عنوان سر فصل هایی از قبیل خرید و تخفیفات و برگشت از خرید و تخفیفات وجود ندارد. و حساب موجودی کالا تحت تاثیر قرار می گیرد.

به عبارتی دیگر چنانچه سیستم حسابداری موجودی کالا در شرکتی به صورت ادواری باشد هنگام خرید کالا، حساب خرید بدهکار و حساب بستانکاران تجاری بستانکار می گردد. و هنگام برگشت خرید، حساب بستانکار، حساب برگشت از خرید و تخفیفات می باشد. ولی هنگام ثبت خرید و مرجوعی در سیستم دائمی، حساب موجودی کالا بدهکار و بستانکار می گردد.

ثبت فاکتورهای فروش، مرجوع از فروش

همان طور که پیشتر گفتیم در سیستم دائمی باید موجودی ریالی کالا نیز به همراه موجودی تعدادی کالا در هر خروج به روز گردد. به همین دلیل در سیستم حسابداری دائمی علاوه بر حساب فروش، حساب هایی از قبیل موجودی کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته نیز تحت تاثیر قرار می گیرند. ولی در سیستم ادواری تنها حساب فروش بستانکار می گردد. به عبارت دیگر در سیستم دائمی هنگام ثبت فاکتور فروش حساب بدهکاران تجاری و بهای تمام شده کالای فروش رفته بدهکار می گردد. و حساب فروش و موجودی کالا بستانکار می گردد. در حالیکه در سیستم ادواری تنها حساب بدهکاران تجاری بدهکار و فروش بستانکار می گردد.

محاسبه بهای تمام شده کالا

در سیستم حسابداری دائمی با هر بار ورود کالا به انبارها، بهای تمام شده کالا به روز می گردد. ولی در روش ادواری بهای تمام شده کالا در پایان دوره مالی محاسبه می گردد

روش های تعیین بهای تمام شده در موجودی کالا

جهت محاسبه بهای تمام شده کالا در سیستم های ادواری و دائمی روش های مختلفی وجود دارد. که در این قسمت به صورت مختصر به این موارد اشاره می کنیم.

روش های محاسبه بهای تمام شده عبارتند از:

روش فایفو (روش اولین ورودی _ اولین خروجی)

در این روش اولین کالای خریداری شده به عنوان اولین کالای فروش رفته محسوب می شود. و محاسبه بهای تمام شده بر اساس قدیمی ترین نرخ قیمت های خرید می باشد.

روش لایفو (روش آخرین ورودی _ آخرین خروجی)

در این روش آخرین کالای خریداری شده به عنوان اولین کالای فروش رفته به حساب می آید. و جهت محاسبه بهای تمام شده آخرین نرخ خرید کالاها در نظر گرفته می شود.

روش شناسایی ویژه

روش میانگین به دو صورت میانگین ثابت و موزون به کار گرفته می شود. که به صورت کلی در این روش، میانگین  نرخ ورودی ها محاسبه شده. و به عنوان بهای تمام شده کالای فروش رفته در نظر گرفته می شود.

روش شناسایی ویژه

در این روش هر کالا به صورت کاملا انحصاری ردیابی می شود. این روش برای شرکت هایی کاربرد دارد که تمامی کالاهای آنها دارای قابلیت ردیابی داشته باشند. و از لحاظ ریالی کالاها دارای ارزش بالایی باشند.

• نحوه ثبت سند در روش دائمی

ثبت خرید

موجودی کالا (بد)
بستانکاران (بس)

ثبت برگشت از خرید

بستانکاران  (بد)
موجودی کالا (بس)

ثبت تخفیفات نقدی خرید
بستانکاران (بد)
موجودی کالا (بس)

ثبت فروش
بستانکاران     (بد)
فروش  (بس)
بهای تمام شده کالا فروش رفته (بد)
موجودی کالا (بس)

ثبت برگشت از فروش
برگشت از فروش و تخفیفات (بد)
بدهکاران (بس)
موجودی کالا (بد)
بهای تمام شده کالا فروش رفته (بس)

• نحوه ثبت سند در روش ادواری

ثبت خرید

خرید  کالا (بد)
بستانکاران ( بس )     

ثبت برگشت از خرید

بستانکاران (بد)
برگشت  از خرید و تخفیفات (بس)

ثبت تخفیفات نقدی خرید
بستانکاران (بد)
تخفیفات نقدی خرید (بس)

ثبت فروش
بستانکاران (بد)
فروش (بس)

ثبت برگشت از فروش
برگشت از فروش و تخفیفات (بد)
بدهکاران (بس)

سخن آخر

برای کاهش خطا‌ها و پوشش نواقص حسابداری، باید از روش‌های مناسب نوع فعالیت شرکت استفاده کرد. برای شرکت‌های بزرگ با کالاهای گران قیمت و لوکس، مشاهده لحظه‌ای موجودی کالا اهمیت زیادی دارد. شرکت‌های بزرگ خواهان آن هستند که در هر لحظه بتوانند عدد دقیق کالاهای انبار را بدانند. گم شدن کالا و داشتن کسری در حساب یک شرکت خرید و فروش بزرگ، می‌تواند باعث به وجود آمدن ضرر زیادی به شرکت شود. بنابراین این شرکت‌ها هزینه‌های ثبت و نگهداری سوابق حسابداری به شکل دائمی را می‌پذیرند تا از بروز تقلب جلوگیری کنند یکی از مباحثی که در اموزش حسابداری مالی اهمیت زیادی دارد، حسابداری موجودی کالا است. به عنوان یک حسابدار از شما انتظار می‌رود که توانایی اجرا و پیاده سازی روش‌های مختلف حسابداری را داشته باشید. تاثیر این روش‌ها بر سود و زیان شرکت کاملاً واضح و مشخص است. با وجود تاثیر مستقیم روش ادواری و روش دائمی روی سود و زیان، نمی‌توان جایی برای آزمون و خطا در نظر گرفت.